Como mandar e-mails profissionais

          

          Acostumados ao chat das redes sociais, muitas vezes nos esquecemos de que, em ambiente corporativo, a linguagem na troca de mensagens deve obedecer a critérios diferentes.

            A chamada “netiqueta” é importante para manter a sua imagem, preservar dados da empresa e melhorar a comunicação entre os colegas e chefia. Apesar de e-mails serem considerados menos formais do que cartas impressas, algumas regras devem ser observadas:

           

PROFISSIONALISMO

Nunca envie mensagens com temas religiosos ou imagens eróticas, piadas, correntes, emoticons e avisos de vírus. Extremamente inconvenientes em ambiente corporativo, mensagens com conteúdo impróprio pegam muito mal e enchem desnecessariamente a caixa de entrada do destinatário.

SEJA EDUCADO

Pessoas que você não conhece bem devem ter tratamento respeitoso, como Senhor e Senhora. Usar o primeiro nome em correspondência deste tipo somente para os que são íntimos e lhe deram autorização. Nunca se esquecer de usar e abusar das palavras mágicas “por favor” e “obrigado” e, por menor que seja a mensagem sempre deve haver uma saudação no início e assinatura no final.

CUIDADOS NA REDAÇÃO

Cuidado com o tom muito emocional e excessos ao redigir. Escreva a mensagem com objetividade, clareza e evitando trechos muito longos. Dedique um tempo para reler e passar o revisor ortográfico, tendo sempre em mente quem vai ler e reservando a intimidade somente para os amigos. Seja conciso, mas cuidado para a falta de informações essenciais. Se estiver muito cansado ou sem tempo, peça a um colega em que você confie para fazer a revisão.

ABREVIAÇÕES

O uso crescente das redes sociais propagou o vício das abreviações. Reserve a linguagem codificada, como “vc” ao invés de “você” e “msg” ao invés de “mensagem”, se tiver certeza de que o destinatário vai compreender as abreviações. Não escreva em caixa alta, ou seja, usando só letras maiúsculas, é considerado muito indelicado.

URGENTE

Não use alta prioridade sem necessidade, para não cair no descrédito. Também é preciso cuidado para não transparecer que a urgência é só sua. Mensagens enviadas em cima da hora demonstram que a pessoa não se organizou para a execução da tarefa.

ANEXOS

Não anexar arquivos desnecessários ou secretos. O tamanho também deve ser observado: se necessário faça uma compactação do documento, para evitar problemas com os servidores no destino.

            O e-mail é hoje uma das formas de comunicação mais usadas em nossa sociedade e foi criado para envio de mensagens breves e simples. Não vale a pena comprometer a sua carreira ou ofuscar a sua competência por ignorar noções básicas de boas maneiras e regras de etiqueta. Clientes e parceiros podem não perdoar algumas gafes e, em alguns casos graves, pode até gerar demissão.